Politiques de Flowcut AI

Aperçu

Flowcut AI respecte la vie privée de ses utilisateurs et se conforme à la Loi 25 du Québec ainsi qu'à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Cette politique décrit la nature des renseignements collectés, leur utilisation, leur conservation et les droits des personnes concernées.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels est Julien Tétrault, président, joignable à privacy@flowcutai.com.

Nos deux rôles

Flowcut AI est responsable des renseignements qu'elle recueille pour son propre compte, notamment ceux de ses prospects et de ses clients (comptes, facturation, communications commerciales). À l'égard des données que les salons clients saisissent dans la plateforme au sujet de leur propre clientèle, Flowcut AI agit uniquement comme mandataire : le salon en demeure responsable et Flowcut AI ne les traite que pour fournir le service.

Renseignements recueillis

Flowcut AI peut recueillir :

• les informations liées au compte (nom du salon, coordonnées, prénom et nom du responsable, adresse électronique, numéro de téléphone);
• les données opérationnelles (rendez-vous, disponibilités, profils clients, historique des communications, rappels, préférences et paramètres internes);
• les interactions avec les outils automatisés (réceptionniste vocale, systèmes de réservation);
• les informations de paiement, traitées exclusivement par Stripe;
• les informations techniques et journaux sécurisés, utilisés pour la prévention, le diagnostic et l'amélioration du système.

Utilisation des renseignements

Les données servent à fournir et maintenir la plateforme, gérer les rendez-vous, automatiser les notifications, traiter les paiements, améliorer la précision des systèmes intelligents, produire des statistiques anonymisées, assurer la sécurité de la plateforme et optimiser l'expérience client.

Hébergement et traitement hors Québec

Les données sont hébergées au Canada. Certains de nos fournisseurs technologiques peuvent toutefois traiter ou héberger des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant toute communication de renseignements personnels hors Québec, Flowcut AI réalise l'évaluation exigée par la Loi 25 afin de s'assurer que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate. Flowcut AI ne conserve pas les enregistrements audio vocaux, lesquels peuvent être temporairement stockés par des fournisseurs tiers selon leurs propres règles, généralement pour une courte durée.

Prise de rendez-vous de démonstration et suivi commercial

La planification des démonstrations est confiée à Calendly. Les renseignements inscrits (nom, adresse électronique, numéro de téléphone, réponses aux questions de réservation) sont recueillis par Calendly, puis transmis à Flowcut AI. Ces renseignements sont aussi consignés dans Salesforce pour le suivi des demandes et la production de statistiques commerciales internes. L'utilisation des renseignements par Calendly et Salesforce est régie par leurs propres politiques de confidentialité.

Sécurité

Flowcut AI applique des mesures de chiffrement, de contrôle d'accès, de sauvegarde et de surveillance continue afin de protéger les renseignements contre l'accès non autorisé, l'utilisation abusive, la perte ou la divulgation.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès, la correction ou la suppression de vos renseignements, retirer votre consentement en tout temps, et demander la portabilité de vos renseignements (leur remise dans un format technologique structuré et couramment utilisé), dans les limites techniques, contractuelles et légales applicables. Les demandes s'adressent à privacy@flowcutai.com.

Conservation

Les renseignements sont conservés le temps requis pour fournir le service et respecter les obligations légales. À la fin d'un abonnement, les données opérationnelles du client demeurent accessibles pour exportation pendant quatre-vingt-dix (90) jours, après quoi elles peuvent être supprimées. Flowcut AI peut néanmoins conserver plus longtemps les renseignements nécessaires au respect de ses obligations légales, fiscales et comptables, ou à la sécurité et au diagnostic.

Préséance

En cas de contradiction entre la présente politique et un contrat d'abonnement signé par un client, ce contrat prévaut.

Contact

Pour toute question ou demande liée à la confidentialité : privacy@flowcutai.com.

Abonnements et facturation

Les abonnements Lite, Pro et Enterprise sont offerts en formule mensuelle ou annuelle et facturés d'avance par Stripe. Une fois un cycle commencé, les paiements ne sont pas remboursables, sauf tel que prévu ci-dessous pour l'abonnement annuel. Le service demeure actif jusqu'à la fin de la période déjà payée.

Abonnement annuel : avantage et résiliation anticipée

L'abonnement annuel offre douze (12) mois de service pour un montant équivalant à environ dix (10) mois du tarif mensuel régulier, soit l'équivalent de deux (2) mois offerts (l'« Avantage annuel »). Le client peut résilier avant la fin du terme, sur avis écrit d'au moins trente (30) jours. En cas de résiliation anticipée, les deux (2) mois offerts sont réputés consommés en priorité, avant les mois payés, et ne sont pas remboursables.

Le remboursement se calcule ainsi :

• les mois réputés consommés correspondent aux mois entamés majorés des deux mois offerts;
• les mois remboursables correspondent à douze moins les mois réputés consommés, sans être inférieurs à zéro;
• le remboursement égale les mois remboursables multipliés par le montant annuel divisé par douze.

Aucun remboursement n'est dû à partir du dixième mois écoulé. Tout mois entamé compte comme un mois complet.

Frais variables

Les frais liés aux appels, messages ou crédits de voix sont facturés selon l'utilisation réelle et ne sont pas remboursables une fois consommés. Lorsque les frais variables accumulés et non facturés atteignent 500 $, Flowcut AI peut en exiger le paiement immédiat ou suspendre les services à l'usage jusqu'au paiement.

Contestations de paiement et sommes en souffrance

Avant de contester un paiement auprès de son institution financière, le client doit d'abord contacter Flowcut AI et accorder un délai de dix (10) jours pour résoudre la situation. Toute rétrofacturation injustifiée peut entraîner des frais administratifs de 50 $. Toute somme en souffrance porte intérêt au taux de 1,5 % par mois (18 % par année) à compter de son échéance.

Préavis d'annulation et non-renouvellement (abonnement mensuel)

Pour un abonnement mensuel ou pour éviter un renouvellement, un préavis écrit d'au moins trente (30) jours avant la prochaine date de facturation est requis. Un préavis reçu moins de trente jours avant cette date entraîne un cycle supplémentaire. L'abonnement demeure accessible jusqu'à la fin de la période déjà payée, et aucun remboursement n'est accordé pour une annulation effectuée après le déclenchement d'un prélèvement.

Exemple : si la facturation a lieu le 10 de chaque mois et que l'avis est envoyé le 21 février, le prélèvement du 10 mars sera le dernier et le service restera accessible jusqu'au 9 avril.

Annulation par Flowcut AI

Flowcut AI peut suspendre ou résilier un compte en cas de non-respect des Conditions d'utilisation, d'utilisation abusive ou de comportement frauduleux.

Préséance

En cas de contradiction entre la présente politique et un contrat d'abonnement signé, ce contrat prévaut pour l'abonnement visé.

Lois applicables

La présente politique est régie par les lois du Québec et du Canada.

Acceptation des conditions

En accédant à la plateforme Flowcut AI ou en l'utilisant, le client accepte les présentes conditions, la Politique de confidentialité et la Politique de remboursement. S'il n'accepte pas ces conditions, il doit cesser d'utiliser la plateforme.

Licence d'utilisation et propriété intellectuelle

La plateforme, son logiciel, son code, ses interfaces, ses marques et toute propriété intellectuelle qui s'y rattache demeurent la propriété exclusive de Flowcut AI. Le client obtient une licence non exclusive, incessible et limitée à la durée de son abonnement, aux seules fins d'exploiter son entreprise. Toute amélioration, personnalisation ou nouvelle fonctionnalité, même issue d'une suggestion du client, demeure la propriété exclusive de Flowcut AI.

Propriété et restitution des données du client

Les données opérationnelles et les renseignements relatifs à la clientèle du salon (rendez-vous, profils, historique) appartiennent au client. Flowcut AI agit uniquement comme mandataire pour fournir le service. À la fin de l'abonnement, le client peut exporter ses données, sans frais, au format CSV; ces données demeurent accessibles quatre-vingt-dix (90) jours, après quoi elles peuvent être supprimées conformément à la Politique de confidentialité.

Conformité du client

Le client est seul responsable d'obtenir les consentements requis avant d'envoyer des messages texte ou des courriels au moyen de la plateforme et de respecter les lois applicables, notamment la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et la législation sur la protection des renseignements personnels.

Confidentialité et secrets commerciaux

Chaque partie s'engage à ne pas divulguer ni utiliser, à d'autres fins que l'exécution du service, les renseignements confidentiels et secrets commerciaux de l'autre partie. Cette obligation subsiste après la résiliation.

Limitation de responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, Flowcut AI exclut toute responsabilité à l'égard du client et de tout tiers relativement au service et à la plateforme. Conformément à l'article 1474 du Code civil du Québec, cette exclusion ne s'applique pas au préjudice matériel causé par une faute lourde ou intentionnelle, ni au préjudice corporel ou moral. Sans limiter ce qui précède, Flowcut AI n'est en aucun cas responsable des dommages indirects, accessoires ou consécutifs, notamment des pertes de profits, de clientèle ou de données. Dans tous les cas où sa responsabilité serait néanmoins retenue, celle-ci est limitée, toutes causes confondues, aux montants versés par le client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur. La présente clause survit à la résiliation.

Indemnisation

Le client tient Flowcut AI indemne de toute réclamation découlant de son utilisation de la plateforme en violation des présentes conditions ou des lois applicables, notamment toute réclamation d'un tiers liée aux messages qu'il transmet au moyen de la plateforme.

Cession

Flowcut AI peut céder les présentes conditions et ses contrats, notamment dans le cadre d'une vente, d'une fusion, d'une réorganisation ou d'un transfert d'entreprise, sur simple avis. Le client ne peut céder ses droits sans le consentement écrit préalable de Flowcut AI.

Modification des conditions

Flowcut AI peut modifier les présentes conditions pour refléter l'évolution de la plateforme ou des obligations légales. Les changements importants seront communiqués. L'utilisation continue de la plateforme après l'entrée en vigueur d'une modification vaut acceptation.

Langue

Une version française et une version anglaise sont disponibles. En cas de divergence, la version française prévaut.

Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par les lois du Québec et du Canada. Tout litige relève des tribunaux compétents du Québec.

Préséance et dispositions générales

Les présentes conditions, avec la Politique de confidentialité et la Politique de remboursement, constituent l'entente intégrale. En cas de contradiction avec un contrat d'abonnement signé, ce contrat prévaut. Si une disposition est jugée invalide, les autres demeurent en vigueur. Le fait pour Flowcut AI de ne pas exercer un droit ne constitue pas une renonciation. Les titres ne servent que de commodité.