Politiques de Flowcut AI

Aperçu

Flowcut AI respecte la vie privée de ses utilisateurs et se conforme à la Loi 25 du Québec ainsi qu'à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Cette politique décrit la nature des renseignements collectés, leur utilisation, leur conservation et les droits des personnes concernées.

Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels est Julien Tétrault, président, joignable à privacy@flowcutai.com.

Nos deux rôles

Flowcut AI est responsable des renseignements qu'elle recueille pour son propre compte, notamment ceux de ses prospects et de ses clients (comptes, facturation, communications commerciales). À l'égard des données que les salons clients saisissent dans la plateforme au sujet de leur propre clientèle, Flowcut AI agit uniquement comme mandataire : le salon en demeure responsable et Flowcut AI ne les traite que pour fournir le service.

Renseignements recueillis

Flowcut AI peut recueillir :

• les informations liées au compte (nom du salon, coordonnées, prénom et nom du responsable, adresse électronique, numéro de téléphone);
• les données opérationnelles (rendez-vous, disponibilités, profils clients, historique des communications, rappels, préférences et paramètres internes);
• les interactions avec les outils automatisés (réceptionniste vocale, systèmes de réservation);
• les informations de paiement, traitées exclusivement par Stripe;
• les informations techniques et journaux sécurisés, utilisés pour la prévention, le diagnostic et l'amélioration du système.

Utilisation des renseignements

Les données servent à fournir et maintenir la plateforme, gérer les rendez-vous, automatiser les notifications, traiter les paiements, améliorer la précision des systèmes intelligents, produire des statistiques anonymisées, assurer la sécurité de la plateforme et optimiser l'expérience client.

Hébergement et traitement hors Québec

Les données sont hébergées au Canada. Certains de nos fournisseurs technologiques peuvent toutefois traiter ou héberger des renseignements à l'extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Avant toute communication de renseignements personnels hors Québec, Flowcut AI réalise l'évaluation exigée par la Loi 25 afin de s'assurer que les renseignements bénéficient d'une protection adéquate. Flowcut AI ne conserve pas les enregistrements audio vocaux, lesquels peuvent être temporairement stockés par des fournisseurs tiers selon leurs propres règles, généralement pour une courte durée.

Prise de rendez-vous de démonstration et suivi commercial

La planification des démonstrations est confiée à Calendly. Les renseignements inscrits (nom, adresse électronique, numéro de téléphone, réponses aux questions de réservation) sont recueillis par Calendly, puis transmis à Flowcut AI. Ces renseignements sont aussi consignés dans Salesforce pour le suivi des demandes et la production de statistiques commerciales internes. L'utilisation des renseignements par Calendly et Salesforce est régie par leurs propres politiques de confidentialité.

Candidatures

Les candidatures envoyées à career@flowcutai.com (nom, coordonnées, CV et tout autre renseignement que la personne choisit d'y joindre) servent uniquement à évaluer sa candidature pour un poste actuel ou futur chez Flowcut AI. Elles sont reçues dans la messagerie de Flowcut AI, hébergée par Google Workspace, et ne sont consultées que par les personnes qui participent au recrutement. Elles ne sont ni vendues ni communiquées à des tiers. Une candidature est conservée douze (12) mois à compter de sa réception, puis supprimée. La personne peut en demander la suppression avant ce délai en écrivant à privacy@flowcutai.com.

Sécurité

Flowcut AI applique des mesures de chiffrement, de contrôle d'accès, de sauvegarde et de surveillance continue afin de protéger les renseignements contre l'accès non autorisé, l'utilisation abusive, la perte ou la divulgation.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès, la correction ou la suppression de vos renseignements, retirer votre consentement en tout temps, et demander la portabilité de vos renseignements (leur remise dans un format technologique structuré et couramment utilisé), dans les limites techniques, contractuelles et légales applicables. Les demandes s'adressent à privacy@flowcutai.com.

Conservation

Les renseignements sont conservés le temps requis pour fournir le service et respecter les obligations légales. À la fin d'un abonnement, les données opérationnelles du client demeurent accessibles pour exportation pendant quatre-vingt-dix (90) jours, après quoi elles peuvent être supprimées. Flowcut AI peut néanmoins conserver plus longtemps les renseignements nécessaires au respect de ses obligations légales, fiscales et comptables, ou à la sécurité et au diagnostic.

Préséance

En cas de contradiction entre la présente politique et un contrat d'abonnement signé par un client, ce contrat prévaut.

Contact

Pour toute question ou demande liée à la confidentialité : privacy@flowcutai.com.

Abonnements et facturation

Les abonnements Lite, Pro et Enterprise sont offerts en formule mensuelle ou annuelle et facturés d'avance par Stripe. Une fois un cycle commencé, les paiements ne sont pas remboursables, sauf tel que prévu ci-dessous pour l'abonnement annuel. Le service demeure actif jusqu'à la fin de la période déjà payée.

Abonnement annuel : avantage et résiliation anticipée

L'abonnement annuel offre douze (12) mois de service pour un montant équivalant à environ dix (10) mois du tarif mensuel régulier, soit l'équivalent de deux (2) mois offerts (l'« Avantage annuel »). Le client peut résilier avant la fin du terme, sur avis écrit d'au moins trente (30) jours. En cas de résiliation anticipée, les deux (2) mois offerts sont réputés consommés en priorité, avant les mois payés, et ne sont pas remboursables.

Le remboursement se calcule ainsi :

• les mois réputés consommés correspondent aux mois entamés majorés des deux mois offerts;
• les mois remboursables correspondent à douze moins les mois réputés consommés, sans être inférieurs à zéro;
• le remboursement égale les mois remboursables multipliés par le montant annuel divisé par douze.

Aucun remboursement n'est dû à partir du dixième mois écoulé. Tout mois entamé compte comme un mois complet.

Frais variables

Les frais liés aux appels, messages ou crédits de voix sont facturés selon l'utilisation réelle et ne sont pas remboursables une fois consommés. Lorsque les frais variables accumulés et non facturés atteignent 500 $, Flowcut AI peut en exiger le paiement immédiat ou suspendre les services à l'usage jusqu'au paiement.

Contestations de paiement et sommes en souffrance

Avant de contester un paiement auprès de son institution financière, le client doit d'abord contacter Flowcut AI et accorder un délai de dix (10) jours pour résoudre la situation. Toute rétrofacturation injustifiée peut entraîner des frais administratifs de 50 $. Toute somme en souffrance porte intérêt au taux de 1,5 % par mois (18 % par année) à compter de son échéance.

Préavis d'annulation et non-renouvellement (abonnement mensuel)

Pour un abonnement mensuel ou pour éviter un renouvellement, un préavis écrit d'au moins trente (30) jours avant la prochaine date de facturation est requis. Un préavis reçu moins de trente jours avant cette date entraîne un cycle supplémentaire. L'abonnement demeure accessible jusqu'à la fin de la période déjà payée, et aucun remboursement n'est accordé pour une annulation effectuée après le déclenchement d'un prélèvement.

Exemple : si la facturation a lieu le 10 de chaque mois et que l'avis est envoyé le 21 février, le prélèvement du 10 mars sera le dernier et le service restera accessible jusqu'au 9 avril.

Annulation par Flowcut AI

Flowcut AI peut suspendre ou résilier un compte en cas de non-respect des Conditions d'utilisation, d'utilisation abusive ou de comportement frauduleux.

Préséance

En cas de contradiction entre la présente politique et un contrat d'abonnement signé, ce contrat prévaut pour l'abonnement visé.

Lois applicables

La présente politique est régie par les lois du Québec et du Canada.

Acceptation des conditions

En accédant à la plateforme Flowcut AI ou en l'utilisant, le client accepte les présentes conditions, la Politique de confidentialité et la Politique de remboursement. S'il n'accepte pas ces conditions, il doit cesser d'utiliser la plateforme.

Licence d'utilisation et propriété intellectuelle

La plateforme, son logiciel, son code, ses interfaces, ses marques et toute propriété intellectuelle qui s'y rattache demeurent la propriété exclusive de Flowcut AI. Le client obtient une licence non exclusive, incessible et limitée à la durée de son abonnement, aux seules fins d'exploiter son entreprise. Toute amélioration, personnalisation ou nouvelle fonctionnalité, même issue d'une suggestion du client, demeure la propriété exclusive de Flowcut AI.

Propriété et restitution des données du client

Les données opérationnelles et les renseignements relatifs à la clientèle du salon (rendez-vous, profils, historique) appartiennent au client. Flowcut AI agit uniquement comme mandataire pour fournir le service. À la fin de l'abonnement, le client peut exporter ses données, sans frais, au format CSV; ces données demeurent accessibles quatre-vingt-dix (90) jours, après quoi elles peuvent être supprimées conformément à la Politique de confidentialité.

Conformité du client

Le client est seul responsable d'obtenir les consentements requis avant d'envoyer des messages texte ou des courriels au moyen de la plateforme et de respecter les lois applicables, notamment la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) et la législation sur la protection des renseignements personnels.

Confidentialité et secrets commerciaux

Chaque partie s'engage à ne pas divulguer ni utiliser, à d'autres fins que l'exécution du service, les renseignements confidentiels et secrets commerciaux de l'autre partie. Cette obligation subsiste après la résiliation.

Limitation de responsabilité

Dans la mesure permise par la loi, Flowcut AI exclut toute responsabilité à l'égard du client et de tout tiers relativement au service et à la plateforme. Conformément à l'article 1474 du Code civil du Québec, cette exclusion ne s'applique pas au préjudice matériel causé par une faute lourde ou intentionnelle, ni au préjudice corporel ou moral. Sans limiter ce qui précède, Flowcut AI n'est en aucun cas responsable des dommages indirects, accessoires ou consécutifs, notamment des pertes de profits, de clientèle ou de données. Dans tous les cas où sa responsabilité serait néanmoins retenue, celle-ci est limitée, toutes causes confondues, aux montants versés par le client au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur. La présente clause survit à la résiliation.

Indemnisation

Le client tient Flowcut AI indemne de toute réclamation découlant de son utilisation de la plateforme en violation des présentes conditions ou des lois applicables, notamment toute réclamation d'un tiers liée aux messages qu'il transmet au moyen de la plateforme.

Cession

Flowcut AI peut céder les présentes conditions et ses contrats, notamment dans le cadre d'une vente, d'une fusion, d'une réorganisation ou d'un transfert d'entreprise, sur simple avis. Le client ne peut céder ses droits sans le consentement écrit préalable de Flowcut AI.

Modification des conditions

Flowcut AI peut modifier les présentes conditions pour refléter l'évolution de la plateforme ou des obligations légales. Les changements importants seront communiqués. L'utilisation continue de la plateforme après l'entrée en vigueur d'une modification vaut acceptation.

Langue

Une version française et une version anglaise sont disponibles. En cas de divergence, la version française prévaut.

Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par les lois du Québec et du Canada. Tout litige relève des tribunaux compétents du Québec.

Préséance et dispositions générales

Les présentes conditions, avec la Politique de confidentialité et la Politique de remboursement, constituent l'entente intégrale. En cas de contradiction avec un contrat d'abonnement signé, ce contrat prévaut. Si une disposition est jugée invalide, les autres demeurent en vigueur. Le fait pour Flowcut AI de ne pas exercer un droit ne constitue pas une renonciation. Les titres ne servent que de commodité.

Conditions du programme de référence

Lorsqu'un abonné existant de Flowcut AI (le « Salon référent ») réfère un nouveau salon (le « Salon référé »), le Salon référé reçoit un avantage de référence au moment de son inscription.

Pour un abonnement mensuel, l'avantage correspond à une (1) mensualité gratuite égale au prix mensuel de l'abonnement souscrit par le Salon référé à son inscription, incluant les ajouts prévus à son abonnement (par exemple des utilisateurs ou des emplacements supplémentaires).

Pour un abonnement annuel, l'avantage correspond à un crédit équivalent à un douzième (1/12) du prix annuel de l'abonnement souscrit, ajouts compris. Ce crédit est appliqué au premier paiement annuel.

L'avantage de référence, qu'il soit reçu par le Salon référé ou par le Salon référent, s'applique uniquement au prix de l'abonnement. Il ne couvre pas les frais facturés selon l'utilisation, notamment les SMS envoyés au-delà du quota inclus dans le forfait et les minutes du réceptionniste vocal IA, qui demeurent facturés normalement.

Le Salon référent devient admissible à son avantage de référence uniquement si le Salon référé devient un client payant et demeure un abonné actif et en règle pendant soixante (60) jours consécutifs suivant la date de son premier paiement réussi. Le Salon référent doit également être un abonné actif de Flowcut AI au moment où l'avantage devient admissible.

Une fois la période de soixante (60) jours complétée, le Salon référent reçoit :

• pour un abonnement mensuel, un crédit correspondant à une (1) mensualité au tarif mensuel applicable à son forfait;
• pour un abonnement annuel, un crédit correspondant à un douzième (1/12) du prix annuel applicable à son forfait.

Le crédit est ajouté au compte du Salon référent dans un délai raisonnable et appliqué à une facture d'abonnement admissible subséquente.

Les avantages de référence sont cumulables et ne sont soumis à aucune limite : chaque Salon référé admissible donne droit à un crédit distinct au Salon référent.

Les crédits accumulés sont appliqués aux factures d'abonnement admissibles subséquentes, dans l'ordre où ils ont été accordés, jusqu'à leur épuisement. La portion d'un crédit qui dépasse le montant d'une facture est reportée sur la facture suivante et n'est jamais versée en argent.

La valeur d'un crédit est fixée en dollars à la date où il est accordé. Elle est calculée comme prévu ci-dessus (une mensualité ou un douzième du prix annuel) à partir du prix de l'abonnement du Salon référent à cette date, incluant son forfait et les ajouts prévus à son abonnement, y compris pour un forfait adapté. Un changement d'abonnement ultérieur ne modifie pas la valeur des crédits déjà accordés.

Si le Salon référé annule son abonnement avant d'avoir complété les soixante (60) jours consécutifs requis, le Salon référent ne reçoit aucun avantage. Le Salon référé conserve toutefois l'avantage reçu lors de son inscription, sauf en cas de remboursement, rétrofacturation (« chargeback »), fraude, abus ou autre situation jugée non admissible par Flowcut AI.

Si le Salon référent annule son abonnement avant la fin de la période de soixante (60) jours, il perd son admissibilité à l'avantage de référence.

Une fois qu'un avantage de référence a été validé et accordé après la période requise de soixante (60) jours, celui-ci demeure acquis même si le Salon référent ou le Salon référé annule ultérieurement son abonnement, sous réserve de tout remboursement, rétrofacturation, fraude ou abus lié à la référence.

Si le Salon référent annule son abonnement avant d'avoir utilisé un crédit déjà accordé, tout crédit inutilisé est perdu et ne peut être remboursé, transféré ou échangé contre de l'argent.

Les crédits accordés n'ont pas de date d'expiration. Ils demeurent valides tant que le Salon référent conserve un abonnement actif, sous réserve des règles d'annulation prévues ci-dessus.

Les crédits de référence s'appliquent uniquement aux frais d'abonnement Flowcut AI admissibles. Ils n'ont aucune valeur monétaire, sont non transférables et ne peuvent être échangés ou remboursés en argent.

Le Salon référé doit être un nouveau client de Flowcut AI. Flowcut AI se réserve le droit de refuser, retenir, annuler ou renverser tout avantage de référence en cas de fraude, abus, référence en double, fausse déclaration, remboursement, rétrofacturation, défaut de paiement ou tentative de contourner les conditions du programme. Le Salon référé ne peut pas être lié au Salon référent. Sont notamment considérés comme liés les salons qui ont un propriétaire, un actionnaire ou un dirigeant en commun, qui appartiennent à la même marque ou au même groupe, ou qui constituent une nouvelle succursale ou un nouvel emplacement d'un client existant.

Flowcut AI se réserve le droit de modifier, suspendre ou mettre fin au Programme de référence ou à ses conditions en tout temps. Un tel changement s'applique uniquement aux références enregistrées après sa date d'entrée en vigueur. Les références déjà enregistrées et les crédits déjà accordés demeurent régis par les conditions en vigueur au moment de leur enregistrement.

Suivi du programme de référence

Pour être admissible, le Salon référé doit identifier le Salon référent au moment de son inscription ou avant celle-ci, soit par son nom, un code de référence ou toute autre méthode de référence acceptée par Flowcut AI.

Une seule référence peut être attribuée à chaque Salon référé. Si plusieurs Salons référents réclament la même référence, Flowcut AI peut reconnaître la première référence valide enregistrée dans ses systèmes.

Les références sont enregistrées et validées à l'aide des systèmes internes, dossiers d'abonnement et données de paiement de Flowcut AI.

L'admissibilité du Salon référent est confirmée en fonction notamment du premier paiement réussi du Salon référé, de son statut d'abonnement, de son historique de paiement et de l'accomplissement de soixante (60) jours consécutifs en tant que client actif et en règle.

Le montant de l'avantage est déterminé selon le forfait et le cycle de facturation applicables au moment où l'avantage est accordé.

Les dossiers de Flowcut AI prévalent en cas de divergence concernant l'attribution d'une référence, le statut d'un abonnement, les paiements, les dates d'admissibilité, le cycle de facturation ou le calcul et l'application d'un crédit de référence.